Privacy- en cookieverklaring

versie mei 2021

ROOM. the agency is een eenmanszaak die wordt gerund door Anne van Leent. Heb je vragen over privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact op! ROOM. the agency is als volgt te bereiken:

Bedrijfsgegevens

ROOM. the agency
Vierambachtsstraat 58A02
3023 AP Rotterdam

 

Let op! Dit is geen bezoekadres.

 

Telefoon: 06 23 27 76 17
Email: hello@roomtheagency.nl
Website: www.roomtheagency.nl

 

KvK-nummer: 67037801

Goed dat je dit document leest! ROOM. the agency informeert je namelijk graag hoe zij jou persoonsgegevens kan verwerken/gebruiken. Daarmee geeft ROOM. the agency aan dat zij voldoet aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming als ook aan de Telecommunicatiewet en Cookiewet (toekomstige e-Privacyverordening).

 

Op de website zijn bijvoorbeeld verschillende plekken waar jij jouw gegevens kunt achterlaten. Ook als klant verzamelt ROOM. the agency je gegevens. Het is daarom goed dat jij weet wat er met deze gegevens wordt gedaan en hoe jij jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven.

 

ROOM. the agency respecteert de privacy van alle klanten, betrokkenen en ook gebruikers van de website en webshop, https://www.roomtheagency.nl

 

ROOM. the agency zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie, die zij van jou ontvangt, vertrouwelijk wordt behandeld en niet zomaar in verkeerde handen kan vallen.


Het komt echter wel voor dat ROOM. the agency gegevens deelt met anderen, omdat zij ROOM. the agency ondersteunen in de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan een boekhouder, nieuwsbriefaanbieder, marketeer of hostingpartij.

De
ze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de producten en diensten van ROOM. the agency. Wees je er dus van bewust dat ROOM. the agency niet verantwoordelijk is voor het privacy- en/of cookiebeleid van eventuele genoemde andere organisaties en bedrijven op de website van ROOM. the agency.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder (privacy-waakhond) ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Voor meer informatie over de AP, verwijst ROOM. the agency jou naar de website van de AP: www.autoriteitpersoonsgegeven.nl 

Persoonsgegevens die ROOM. the agency kan verzamelen

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die ROOM. the agency van jou kan verwerken:

  • Jouw voor- en achternaam;
  • Jouw adres- of postbusgegevens;
  • Jouw telefoonnummer (vast en/of mobiel);
  • Jouw e-mailadres;
  • Jouw e-mailberichten;
  • Jouw reactie op een blog of op social media;
  • Jouw gegevens via Facebook-Pixel;
  • Inloggegevens account;
  • Gegevens over jouw activiteiten op de website;
    Internetbrowser en apparaat type;
  • Jouw IP-adres;
  • Jouw locatiegegevens;
  • Jouw social media accountnaam;
    Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt (bijvoorbeeld telefonisch, digitaal, in correspondentie, nieuwsbrief, aanvraag telefoongesprek).

Bovenstaande gegevens heb je ons zelf gegeven, zijn af te leiden uit openbare registers, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel of zijn uit andere openbare bronnen te herleiden (zoals social media-accounts). 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

ROOM. the agency verwerkt geen bijzondere dan wel gevoelige persoonsgegevens van klanten, betrokkenen of websitebezoekers.

 

Kinderen
Ten aanzien van onze website: ROOM. the agency heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via: hello@roomtheagency.nl

 

Wij zullen deze informatie dan verwijderen.

Waarom is het verwerken van persoonsgegevens nodig? 

Persoonsgegevens verwerken is niet zomaar toegestaan. Hiervoor moeten wij doelen hebben bepaald. Dat hebben we dan ook gedaan.

 

Wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens over je verwerken, doordat je een van onze producten of diensten koopt en/of omdat je deze persoonsgegevens zelf (bijvoorbeeld door het invullen van het online contactformulier of het inschrijven voor de nieuwsbrief) aan ROOM. the agency verstrekt. 

 

Bovendien moeten de doelen van de gegevensverwerking gerechtvaardigd zijn. Daarvoor zijn er in de Algemene Verordening Gegevensbescherming zes grondslagen vastgesteld, namelijk:

  1. Het algemeen belang;
  2. Het gerechtvaardigd belang;
  3. Vitale belangen;
  4. Op basis van een overeenkomst;
  5. Op basis van een wettelijke plicht;
  6. Op basis van toestemming. 

Bij ieder doel voor het verwerken van persoonsgegevens, moet ROOM. the agency een grondslag hebben. In onderstaande tabel is dat weergegeven:

Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Omdat jij toestemming hiervoor hebt gegeven
 (en je kunt je weer gemakkelijk uitschrijven)

Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Dit is vooralsnog anoniem. Anonieme gegevens vallen niet onder de werking van de AVG

Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven 

Omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven 

Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dit heet profilering). Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ROOM. the agency) tussen zit.

Hoelang jouw gegevens bewaard worden 

ROOM. the agency bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. 

 

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegevens

  1. Jouw voor- en achternaam

  2. Jouw adres- of postbusgegevens 

  3. Jouw telefoonnummer 

  4. Jouw e-mailadres en reactie blog

  5. Jouw e-mailberichten 

  6. Jouw reactie op een blog of social media 

  7. Jouw gegevens via Facebook-Pixel 

  8. Inloggegevens account 

  9. Gegevens over jouw activiteiten op de website (Google Analytics)

  10. Internetbrowser en apparaat type

  11. Jouw IP-adres 

  12. Jouw locatiegegevens 

  13. Jouw social media accountnaam 

  14. Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt 

Termijn

  1. 7 jaar (Belastingwetgeving)

  2. 7 jaar (Belastingwetgeving)

  3. 1 jaar na afronding van de opdracht  

  4. Zolang je ingeschreven staat voor het ontvangen van onze nieuwsbrief 

  5. Maximaal 2 jaar (op de mailserver)

  6. Onbepaalde tijd

  7. Maximaal 356 dagen  (anoniem)

  8. 1 jaar nadat je geen klant meer bent geweest. 

  9. 26 maanden (anoniem)   

  10. 26 maanden (anoniem)   

  11. 26 maanden (anoniem)   

  12. 26 maanden (anoniem) 

  13. Onbeperkt, tenzij jij deze gegevens zelf verwijdert

  14. 1 jaar na afronding van de opdracht  

     

Reden

  1. Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden

  2. Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden

  3. Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden of contact met je kunnen opnemen na het invullen van een online contactformulier

  4. Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden of contact met je kunnen opnemen na het invullen van een online contactformulier

  5. Zodat wij eventuele gegevens van jou kunnen terugvinden 

  6. Wanneer je op een artikel reageert blijft de reactie staan zolang het blogartikel online staat. Dit is voor onbepaalde tijd, tenzij jij zelf beslist dat jouw reactie moet worden verwijderd. Bij het verwijderen van een reactie worden alle persoonlijke gegevens verwijderd. Er wordt niets gedaan met de ontvangen reacties. Reacties worden gezien als enthousiaste betrokkenheid bij een artikel.

  7. (Geanonimiseerde gegevens)

  8. Om je de mogelijkheid te geven toegang te verlenen tot de online leeromgeving/lesstof

  9. ROOM. the agency analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd). Analyseren 

  10. ROOM. the agency analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd). Analyseren 

  11. ROOM. the agency analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd). Analyseren 

  12. ROOM. the agency analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd). Analyseren 

  13. Zodat wij kunnen reageren op jouw reactie op onze social media accounts

  14. Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden 

Gegevens delen met derden/anderen 

ROOM. the agency verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in mijn opdracht (verwerkers), sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. ROOM. the agency blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Met de derden die zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking (de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijken), hoeven wij geen overeenkomst mee af te sluiten.

Met de volgende derden deelt ROOM. the agency gegevens:

Derde

  1. Boekhouder

  2. Email- en websiteprovider

  3. Hostingpartij

  4. Webwinkelsoftware-partij

  5. Bank 

  6. Betaaldienst 

  7. Webdesigner/-developer

  8. e-fulfilment bedrijf

  9. Aanbieder tickets 

  10. Webinar platform 

  11. Nieuwsbriefaanbieder

  12. CMS-partij

  13. Back-up dienst 

  14. Google Analytics

  15. Google Ads

  16. Facebook-Pixel 

Categorie

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

  2. Verwerker

  3. Verwerker

  4. Verwerker

  5. Verwerkingsverantwoordelijke 

  6. Verwerkingsverantwoordelijke 

  7. Verwerker

  8. Verwerker

  9. Verwerker

  10. Verwerker

  11. Verwerker

  12. Verwerker

  13. Verwerker

  14. Verwerker

  15. Verwerker

  16. Verwerker

Doel delen

  1. Om belastingaangifte te kunnen doen en jaarstukken op te maken

  2. Voor het hosten van e-mails 

  3. Voor het back-uppen van de website 

  4. Voor het inrichten van de webshop en het kunnen verzenden van nieuwsbrieven 

  5. Om betalingen voor mij te genereren

  6. Om betalingen van klanten te kunnen uitvoeren 

  7. Om de website te bouwen of te optimaliseren

  8. Printen verzendlabel en verzending 

  9. Om de tickets namens ROOM. the agency te verkopen en de betaling te innen

  10. Om webinars te kunnen geven 

  11. Om mailings te kunnen sturen 

  12. Om de website in te kunnen bouwen (WordPress) 

  13. Om een back-up te kunnen draaien 

  14. Om het gebruik van de website te kunnen analyseren 

  15. Om te kunnen adverteren

  16. Om look-a-like campagnes te kunnen uitvoeren of te kunnen retargeten 

Welke gegevens

  1. Inkoop- en verkoopfacturen 

  2. Versleutelde gegevens 

  3. Volledige back-up website

  4. Versleutelde gegevens dan wel voornaam, achternaam, klant IP, telefoonnummer, bedrijfsnaam, kvk-nummer en emailadres (nieuwsbrief)

  5. Bankrekeningnummer, naam

  6. Bankrekeningnummer, voornaam, adres, bedrijfsnaam, IBAN,  BIC

  7. Jouw bestellingen, gegevens contactformulier of inschrijvers nieuwsbrief  (toegang WordPress en WooCommerce)

  8. NAW, bestel- en bezorggegevens 

  9. NAW-gegevens, emailadres

  10. NAW-gegevens, emailadres

  11. Voor-, achternaam en emailadres 

  12. Versleutelde gegevens

  13. Back-up documentatie

  14. Demografische gegevens (anoniem)

  15. Demografische gegevens (anoniem)

  16. Anonieme gegevens die te lezen zijn via Facebook-profiel 

Doorgifte derde landen 

Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de EER te verwerken, maar soms ontkomen we er niet aan ook diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een door de Europese Commissie aangewezen adequaat land. 

 

Met alle verwerkers, binnen en buiten de EER, hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten. 

 

Jouw recht tot het inzien, aanpassen of verwijderen van gegevens

Jij hebt het recht om je persoonsgegevens, die door ROOM. the agency worden verwerkt, in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

 

a. Je kunt jouw eigen gegevens inzien, corrigeren of verwijderen, indien je een account hebt aangemaakt via de webshop.

b. Andere verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering kun je sturen naar de hello@roomtheagency.nl

Termijn

ROOM. the agency zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op je verzoek reageren. Als jouw verzoek buitenproportioneel of zeer specifiek is, dan kan de termijn worden verlengd met twee maanden.

 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

Jouw rechten tot intrekken, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid


Je hebt het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ROOM. the agency en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. 

Jouw recht tot indienen klacht

ROOM. the agency wil je erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, als je van mening bent dat ROOM. the agency niet voldoet aan de privacyregelgeving als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nationale toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een klacht indienen kun je hier.  

Cookies 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website van ROOM. the agency wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. 

 

Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kan hiermee de website worden geoptimaliseerd.

 

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. De cookies die ROOM. the agency gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak.

Functionele, analytische en tracking cookies
ROOM. the agency maakt op haar website gebruik van functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Analytische cookies geven je inzicht in het gebruik van de website van ROOM. the agency. Bij het plaatsen van analytische cookies hoeven wij van jou geen toestemming te vragen.

ROOM. the agency maakt ook gebruik van tracking en retargeting cookies.

Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google in elk geval niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

 

De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de ‘Privacy Shield principles’ en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Social media buttons
Op de website van ROOM. the agency zijn social media buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen op sociale netwerken als YouTube, Facebook, Pinterest, LinkedIn en Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van bijvoorbeeld Instagram zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Lees daarom de privacyverklaring van Instagram (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen, die zij via deze cookies verwerken.

 

De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door de social media-accounts opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De social media-accounts stellen zich te houden aan de ‘Privacy Shield principes’ en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies, kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.

YouTube
We embedden onze eigen YouTube video’s op onze website. YouTube (een dienst van het Amerikaanse bedrijf Google) plaatst dan ook cookies om te zien welke video’s je al bekeken hebt. Google plaatst in dat geval ook cookies die ervoor zorgen dat voor jou relevantere advertenties worden weergegeven. Meer informatie over het gebruik van cookies door Google vind je hier. 

 

Webinars
Via de webshop is het mogelijk een ticket voor een webinar te kopen en te volgen. Deze webinars worden opgenomen en tegen betaling verkocht. Het wordt daarom aanbevolen om jouw persoonlijke gegevens niet te delen, je gegevens anoniem te houden dan wel onder een pseudoniem deel te nemen, zodat jouw privacy kan worden gewaarborgd.


Opt-out
Over het gebruik van bovenstaande cookies, wordt op onze website (waar nodig) toestemming gevraagd. Als je niet wilt dat jouw gegevens getrackt worden, dan raden wij je aan om geen toestemming te geven (opt-out) of om privacy-bevorderende browser-plugins te installeren. 

Facebook-Pixel
ROOM. the agency maakt gebruik van een zogenaamde “Facebook-pixel”. Dit is een dienst van het Amerikaanse bedrijf Facebook. Er wordt dan door Facebook een cookie geplaatst op de website.

Deze Facebook-pixel wordt gebruikt om:

  • de effectiviteit van advertenties te meten (te analyseren hoeveel procent van de mensen die een advertentie ziet de website bezoekt, zich aanmeldt voor de nieuwsbrief of een bestelling plaatst);
  • vergelijkbare doelgroepen te maken die lijken op websitebezoekers om zo nieuwe klanten te werven die baat kunnen hebben bij het aanbod op de website;
  • je uit te sluiten van advertenties als je je recent hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, zodat je geen irrelevante advertenties te zien krijgt.

 

Via deze link, kun je lezen je hoe je kunt instellen hoe Facebook je gegevens gebruikt om je advertenties te tonen en hoe je je kunt afmelden voor de weergave van op online interesse gebaseerde advertenties van Facebook:


Tijdens het bezoeken van de website wordt een gebruikersprofiel opgebouwd. Facebook kan deze gegevens aan derden verschaffen als Facebook hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover er derden zijn die namens Facebook deze informatie verwerken. Facebook is zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens en bepaalt dus bijvoorbeeld zelf hoe lang zij de gegevens bewaren, met welk doel en op welke grondslag. Facebook kent een eigen privacy-beleid, dat je hier kunt vinden.

Beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen adequate en passende maatregelen om bijvoorbeeld misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij doen dit onder meer aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

 

Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.

 

De website van ROOM. the agency maakt bijvoorbeeld gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Ook betekent dit dat jouw verbinding met de website privé is. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

 

Verder maken wij altijd gebruik van enkel bekende beveiligde Wifi-netwerken, tenzij wij om gewichtige redenen gebruik moeten maken van onbekende en/of open-toegankelijke Wifi.

Onze devices en smartphones zijn vergrendeld met een sterk wachtwoord en vingerafdruk.

Wij werken de plugins en thema van de webshop regelmatig bij en wij maken gebruik van anti-virussystemen op inkomende en uitgaande e-mails. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Dit is een laptop met een inlogbeveiliging door middel van een wachtwoord. Daarnaast zijn de gebruikte systemen ook allemaal beveiligd met een wachtwoord, gebruiken wij SiteLock certificaten en twee-staps-verificatie.

 

Geen goede beveiliging of misbruik van jouw gegevens?
Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien je meer informatie wenst over de beveiliging van door ROOM. the agency verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de hello@roomtheagency.nl 

 

Wijzigingen
Als wij wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring, dan zullen wij steeds de nieuwste versie hiervan plaatsen op onze website. Als de wijzigingen directe gevolgen voor jou hebben, zullen wij jou zoveel mogelijk rechtstreeks informeren.